Módulo Documentación

El módulo de Documentación de e-doctimo, es la base de nuestro sistema de gestión documental, pues es un potente gestor de documentos, basado en plantillas y con un exaustivo control de seguridad.

En las plantillas de e-doctimo, se define la estructura de la documentación así como su "workflow" o flujo de trabajo, definiendo los elaboradores, revisores (opcional), aprobadores y lectores de la documentación.

La gestión de las plantillas es descentralizada, permitiendo liberar al Director de Calidad o de Gestión Integrada de esta labor.

Integrado con el módulo de Organigrama, permite relacionar la documentación a Puestos de Trabajo y no a personas o grupos, por lo que si se producen cambios en la organización, simplemente actualizando el módulo de Organigrama, actualizamos las dependencias del resto de módulos, como el Documental.

En cuanto a la definición de workflow, permite su definición en serie (uno detrás de otro) como en paralelo (el primero que llega, aprueba o rechaza un documento)

Algunas caracteristicas del Módulo de Documentación:

• Integrado con el Módulo de Organigrama
  
• Workflow en serie y en paralelo
• Gestión de Plantillas descentralizada
• Agrupación de la documentación por Manuales
• Agrupación de la documentación por Producto o Servicio
• Hiperenlaces entre documentos
• Control de Versiones
• Gestión de documentación en Histórico
• Acceso seguro a la documentación según roles definidos
• Avisos por e-mail
  

La siguiente imagen muestra el funcionamiento del workflow de e-doctimo en el módulo de Documentación, donde podemos observar que uno o varios elaboradores crean el documento en base a una plantilla, lo envían a revisar (opcional), estos a su vez lo envian a los aprobadores y si estos dan su OK, el documento pasa a vigor donde los lectores de dicho documento pueden consultarlo. El sistema emite un mensaje en forma de e-mail para la persona implicada en cada paso, informandole de su próxima acción.

Algunos beneficios al implantar e-doctimo en su organización:

• Reducción de tiempo y coste en la gestión interna
• Complicidad de los usuarios debido a su entorno amigable y fácil de utilizar
• Seguridad en el control de versiones, asegurando que los usuarios accederan unicamente a la documentación en vigor
• Seguro; solo las personas involucradas tienen acceso a la documentación
• Compatible con su ofimatica actual
• Trabajo en Grupo, aumentando el rendimiento de su organización
• Reducción del consumo de papel
  

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